Tietojohtaminen ja sen kehittäminen
—kohti tasa-arvoista ja -laatuista opiskelijan polkua
STEP-koulutus on mukana ammatillisen koulutuksen Tieto-osaava verkostohankkeessa. Yhdessä muiden mukana olevien oppilaitosten kanssa olemme koonneet kokonaisnäkemystä siitä, mitä tietojohtaminen on ja miten saatuja oppeja tulisi ottaa käyttöön oppilaitostoiminnan kehittämisessä. Hanke jatkuu 30.4.2023 asti ja yhtenä hankkeen tuotoksena tulee olemaan tietojohtamisen käsikirja.
Tietojohtaminen on tärkeä osa strategista johtamista ja oikea tieto on ennakoinnin keskeinen työkalu. Verkostohankkeen yksi tärkeä tavoite on tukea ammatillisen koulutuksen johtajia tietojohtamisentaitojen kehittämisessä. Osaamistason nousuun on tässä hankkeessa hyvät mahdollisuudet tarjotun koulutuksen, syntyvän materiaalin sekä verkoston tuen avulla.
Tietojohtaminen koostuu tiedolla johtamisesta ja tiedon johtamisesta. Tiedolla johtamisen onnistumisen lähtökohtia ovat mm. riittävä osaaminen olemassa olevaan tietoon reagoinnista, selkeä tiedon jakamisen prosessi, helppo tiedon saatavuus ja löydettävyys ja selkeä tiedolla johtamisen strategia. Tiedon johtamisessa taas keskeistä on mm. paikkaansa pitävät raportit ja analytiikka, koneoppimisen hyödyntäminen ja tietokantojen ajantasaisuus.
Olemme hankkeen aikana saaneet vertaisoppia monen eri koulutuksenjärjestäjän kanssa, mikä on todella edistänyt omaa kehittämistämme. Tavoite on, että näillä uudistuksilla helpotetaan opiskelijan opiskelupolun seuraamista ja siihen liittyvää lainsäädännön määrittelemää kirjaamisvelvoitetta.
Olemme erityisesti olleet mukana tiedon siirron laadun parantamisen ja HOKSien teknisen laadun parantamisen työpaketeissa. (HOKS = opiskelijan henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma.)
Tammikuussa 2024 on HOKSien parissa työskentelevällä henkilöstöllä mahdollisuus saada koulutusta opettajan ja ohjaajan työpöydän käytöstä ja alkaa nauttia työmme hedelmistä. Työpöydältä löytyy kootusti paljon tärkeää tietoa opiskelijoiden opintojen tilanteesta – näin voi yhdellä silmäyksellä nähdä kokonaistilanteen ja keneen kannattaa ehkä ottaa yhteyttä mahdollisimman pian.
Hankkeessa on tuotettu lyhyt tallenne Miksi HOKS? Varför PUK?, jossa on lyhyesti koottu keskeisiä asioita siitä, miten HOKS-lomakkeelle kirjaaminen vaikuttaa saatavan tiedon laatuun ja rahoitukseen.
Lisäksi yhdessä on tuotettu myös HOKS-työn kehittämiseen ja seurantaan yksinkertainen työkalu, jota olemme jo kertaalleen testanneet selvittäessämme, miten opettajat tarjoavat HOKS-keskustelussa opiskelijalle ammatillisen koulutuksen valinnaisia tutkinnon osia muustakin kuin oman tutkinnon sisältä. Työkalun avulla hahmotimme ketterästi, mitä kehitettävää meillä on HOKS-prosessin kyseisessä kohdassa. Työkalua käytetään jatkossa säännöllisesti osana HOKS-valmentajien työtä. HOKS-valmentaja/-ia löytyy jokaiselta STEP-koulutuksen kampukselta ja heidän tehtävänsä on olla sekä opettajien että ohjaajien tukena mahdollisimman laadukkaan ja tasa-arvoisen HOKS-prosessin mahdollistamisessa kaikille opiskelijoillemme. Myös Wilman HOKS-lomaketta tullaan muokkaamaan paremmin tukemaan sen täyttämistä.
Hankkeessa on selvitetty paljon myös teknisen tiedonsiirron laatua ja opittu yhdessä verkoston kanssa siihen liittyviä asioita. Samalla olemme parantaneet STEP-koulutuksen omaa PowerApps –sovellusta, josta voi seurata mm. opiskelijavuosien, keskeyttäneiden ja eronneiden tilannetta eri tutkinnoissa. Tämä työ jatkuu edelleen ja jotta tieto olisi mahdollisimman oikeaa ja ajantasaista tarvitaan siihen HOKSia tekevien ja päivittävien opettajien säännöllistä työpanosta.
HOKSeja tekevä opettaja huolehtii:
- ensikertaisen opiskelusuunnitelman (HOKS) tekemisestä huolellisesti ja kuukauden sisällä opintojen alettua,
- HOKSien säännöllisestä päivityksestä (päivittää mm. muutokset opintojen kulussa, arvioidussa valmistumisajassa ja mahdollisen osa-aikaisuusprosentin),
- koulutus- ja oppisopimusten työpaikka- ja työpaikkaohjaajatietojen ja jaksojen oikeellisuudesta,
- näyttöihin liittyvistä kirjauksista sekä
- opiskelijan valmistuessa mm. todistuspyynnön hakemisen ohjeistamisesta opiskelijalle ja pyytää opiskelijaa tarkistamaan, että puhelinnumero ja s-postiosoite ovat Wilmassa oikein (mm. päättökyselyn linkkiä varten).
Kuten listauksesta näkyy, opiskelijan opiskelupolun aikana on kirjattava ylös paljon asioita, jotta voimme taata tasa-arvoisen ja laadukkaan opiskelun kaikille opiskelijoille ja pystymme hyödyntämään tietoa tietojohtamisen tukena. Tavoite on jatkaa hankkeen aikana alkanutta teknisen puolen kehittämistä tämän työn helpottamiseksi. Kehittäminen mahdollistuu, kun opettajat pääsevät osallistumaan tarjottuihin koulutuksiin, kehittävät omaa tapaansa tehdä työtä (mm. opettajan työpöydän hyödyntäminen) ja antavat palautetta teknisistä ratkaisuista.
Lisäksi johdon on tärkeä kouluttautua, jotta olemassa olevaa tietoa osataan hyödyntää ja soveltaa ennakoinnin ja strategisten ratkaisujen tukena. Tieto-osaava hanke mahdollistaa johdon kouluttautumisen yhdessä mukana olevien oppilaitosten johdon kanssa.
Tietojohtaminen kuuluu kaikille ja edellyttää kaikkien työpanosta onnistuakseen. Yhteistyössä opiskelijoiden ja työpaikkojen kanssa mahdollistamme sujuvan ja tasalaatuisen opiskelupolun kaikille. Lämmin kiitos kaikille tässä työssä mukana oleville!
